Il toolkit ITVP per la governance dei processi IT: Map, Manage, Measure

Lavorare con clienti di settori diversi e con esigenze diverse richiede flessibilità e competenza. Attraverso queste esperienze abbiamo arricchito la nostra capacità di sviluppare strategie e di personalizzare gli strumenti per creare valore a partire dai requisiti di business. Ne è nato questo toolkit: il nostro approccio per qualunque tipo di impresa a cui una corretta implementazione dell’IT possa portare cambiamento organizzativo e maggior valore.

Il toolkit è una sequenza di metodi e attività, fase per fase, da applicare al materiale organizzativo, alle strutture dei flussi di dati, ai ruoli operativi interni e ai diversi prodotti: tutti ambiti che una strategia IT può migliorare. Il suo scopo principale è introdurre un approccio che generi una strategia sostenibile, continua e in costante sviluppo lungo il ciclo di vita dell’IT: dalla comprensione del processo fino alla consegna delle soluzioni e alla trasformazione della strategia dei servizi digitali, con le iterazioni successive che mantengono vivo il ciclo di vita del prodotto.

La spina dorsale di una strategia IT che porti valore attraverso i sistemi operativi di un’impresa sta nella corretta definizione delle esigenze di business attuali. Per questo diamo grande peso alla fase iniziale, in cui analizziamo la situazione esistente, come può essere ottimizzata con l’integrazione dell’IT e come può essere monitorata e misurata dopo l’implementazione. Il metodo si articola in tre fasi: Map, Manage e Measure.

Fase 1: Map

Lo scopo di questa fase è osservare da vicino la missione dell’azienda e valutarne l’allineamento con l’IT. Raccogliamo dati con interviste, osservazione diretta e analisi della documentazione. Capire la missione è essenziale: è l’elemento che porta la strategia IT alle fasi successive.

Usiamo le value stream map, nate nella produzione snella, per comprendere il flusso di valore attraverso le componenti operative dell’organizzazione: come le attività sono orientate a progettare, produrre o fornire beni e servizi ai clienti. Comprendere questi flussi ci permette di valutarne il legame con l’IT e di capire come migliorare la struttura. Le interviste, in questa fase, aiutano anche a individuare i divari nella struttura organizzativa e a cogliere competenze e capacità aziendali.

Applichiamo poi la metodologia ITIL per mappare i processi IT esistenti: la IT Infrastructure Library ci aiuta a definire la struttura organizzativa con cui sviluppare una strategia IT sostenibile e orientata al valore, lungo le sue cinque aree: Service Strategy, Service Design, Service Transition, Service Operation e Continual Service Improvement.

Chiude la fase la definizione della WBS (work breakdown structure), per rappresentare con chiarezza la divisione del carico di lavoro e capire come potrà essere trasformata, in seguito, con una maggiore integrazione dell’IT nelle attività organizzative.

Fase 2: Manage

Valutiamo le informazioni raccolte per capire come le attività organizzative possano essere trasformate in una logica di visibilità e ottimizzate per creare valore. Esaminiamo le mappe degli stakeholder, individuiamo i metodi di interazione e documentazione e cerchiamo uno scenario in cui i processi business–IT si sviluppino creando sinergia operativa.

È anche la fase in cui individuiamo le attività che fanno perdere tempo e valutiamo se possano essere automatizzate. La selezione segue criteri precisi, che stimano i possibili guadagni di efficienza; come strumento di valutazione usiamo il process ranking, che produce una lista di azioni da automatizzare in ordine di priorità.

Fase 3: Measure

Nell’ultima fase creiamo gli strumenti di monitoraggio ed eseguiamo le automazioni dove servono. L’obiettivo è definire e gestire i passi necessari per identificare, definire, raccogliere, elaborare, analizzare, presentare e infine attuare le azioni di miglioramento. Lungo tutto il processo continuiamo a individuare opportunità di miglioramento con la misurazione costante delle informazioni; interrompiamo e iteriamo sul risultato quando lo riteniamo necessario, per massimizzare efficienza e benefici del sistema. Con una mentalità agile, testiamo con il cliente e ne otteniamo la validazione, cercando continuamente nuovi spazi di miglioramento.

Conclusione

La nostra filosofia in ITVP è mettere le esigenze di business al di sopra di tutto: pianifichiamo, progettiamo e organizziamo i processi della strategia IT sempre con questa mentalità. Con attenzione ai processi dentro una struttura, osserviamo, analizziamo e arriviamo a uno scenario che accresce il risultato dell’impresa attraverso l’IT. Il toolkit descritto qui è un modello di lavoro pilota, adattabile alle esigenze e agli obiettivi di qualunque organizzazione: è lo stesso impianto che oggi applichiamo alla governance dei programmi di post-trade.